DORĘCZENIA ELEKTRONICZNE W SAMORZĄDZIE TERYTORIALNYM
System doręczeń elektronicznych zacznie obowiązywać m.in. w jednostkach samorządu terytorialnego od 1 stycznia 2025 r. E-doręczenie ma stanowić cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki nowemu rozwiązaniu samorządy mają zaoszczędzić czas i środki finansowe na wysyłkę, a obywatele i przedsiębiorcy mają otrzymać wygodną formę załatwiania spraw administracyjnych. Właśnie opublikowano nowelizację ustawy o doręczeniach elektronicznych, która wprowadza okres przejściowy dla nowych rozwiązań do końca 2025 r.
Według danych Ministerstwa Cyfryzacji jednostki samorządu terytorialnego przygotowują się do powszechnego uruchomienia w Polsce systemu e-Doręczeń. Aktualnie 67% urzędów gmin założyło adres do doręczeń elektronicznych, a w przypadku starostw powiatowych odsetek ten wynosi 85%. Zdaniem resortu odpowiedzialnego za wdrożenie systemu doręczenia elektroniczne to dla samorządów oraz innych podmiotów objętych systemem duża oszczędność czasu i realne oszczędności. Upowszechnianie e-Doręczeń oznacza w praktyce, że wszystkie urzędowe pisma i decyzje będzie można odbierać oraz nadawać w formie elektronicznej. Takie rozwiązanie ułatwi załatwianie spraw administracyjnych zarówno obywatelom, jak i przedsiębiorcom oraz urzędnikom.
Podmioty publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego, są obowiązane do uzyskania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) do 1 stycznia 2025 r. Oznacza to, że podmioty te będą miały obowiązek wysyłać i odbierać dokumenty z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń. Będzie to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i przedsiębiorcy będą mogą korzystać z bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych (ADE) i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.
Podstawą prawną wdrażanego systemu jest ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045). W dniu 12 grudnia 2024 r. w Dzienniku Ustaw ukazała się ustawa z dnia 21 listopada br. nowelizująca ww. ustawę, która wprowadza dla podmiotów publicznych okres przejściowy dla wdrożenia nowego systemu, choć bez zmian pozostaje obowiązek uzyskania przez podmioty publiczne adresu do doręczeń elektronicznych do dnia 1 stycznia 2025 r.
W okresie przejściowym, czyli do końca 2025 r., ustawodawca zapewnia równoważność doręczania korespondencji za pośrednictwem operatora pocztowego, ePUAP oraz innych systemów dziedzinowych z e-Doręczeniami. W okresie tym podmiot publiczny będzie kierował korespondencję do podmiotu niebędącego podmiotem publicznym na adres do doręczeń elektronicznych, jeżeli odbiorca taki adres posiada. Jeżeli odbiorca nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych, to korespondencja będzie mogła być kierowana w dotychczasowy sposób, czyli przez operatora pocztowego, chyba że jest to odpowiedź na wniosek złożony przez ePUAP. W takim przypadku korespondencja będzie kierowana przez ePUAP.
Ponadto, do 31 grudnia 2025 r., podmioty publiczne będą mogły odstąpić od doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych lub z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej z uwagi na przesłanki organizacyjne, których wystąpienie ocenia sam nadawca, tj. organ publiczny.
Nowelizacja precyzuje i porządkuje zasady nadawania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jednostkom samorządu terytorialnego. Przyjęto, że Minister Cyfryzacji będzie tworzył adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla: urzędu gminy, starostwa powiatowego, urzędu marszałkowskiego, a także podmiotu obsługującego związki międzygminne, związki powiatów, związki powiatowo-gminne albo związki metropolitalne. Taki adres do doręczeń elektronicznych będzie adresem wspólnym urzędu i obsługiwanego przez ten podmiot organu. Odrębny adres do doręczeń elektronicznych będzie tworzony dla każdej jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, posiadającej numer identyfikacyjny REGON.
Jak czytamy w uzasadnieniu do nowelizacji – to rozwiązanie jest odpowiedzią na apele jednostek samorządu terytorialnego i zostało ustalone z organizacjami zrzeszającymi te jednostki w ramach grupy roboczej, która powstała przy Ministerstwie Cyfryzacji. Dotąd ustawa o doręczeniach elektronicznych nie precyzowała, czy o adres do doręczeń elektronicznych wnioskować powinien organ czy urząd obsługujący ten organ. W efekcie część jednostek założyła adresy do doręczeń elektronicznych na gminę czy powiat, część na urząd gminy czy starostwo powiatowe albo na jedno i na drugie. Skutkuje to niejednolitym sposobem zakładania adresów do doręczeń elektronicznych w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) i trudnościami w wyszukiwaniu adresów.
W przypadku gdy dla jednostki samorządu terytorialnego, związku międzygminnego, związku powiatów, związku powiatowo-gminnego albo związku metropolitalnego utworzono adres do doręczeń elektronicznych inny niż ten, o którym mowa w znowelizowanych przepisach, wpisany do bazy adresów elektronicznych, Minister Cyfryzacji wykreśli ten adres z urzędu w terminie roku od dnia wejścia w życie nowelizacji, czyli do końca 2025 r. Z kolei wnioski o utworzenie adresów do doręczeń elektronicznych innych niż prawidłowe adresy według znowelizowanych przepisów, złożone przez jednostki i związki i nierozpatrzone do dnia wejścia w życie nowelizacji, zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.
Zainteresował Cię ten temat, masz wątpliwości lub pytania, a może potrzebujesz profesjonalnego wsparcia? Zapraszamy do kontaktu - Sebastian Pięta, radca prawny, wspólnik w Kancelarii Drozd & Pięta.
Comments